Technical meeting atau teknikal meeting merupakan istilah yang cukup dikenal dikalangan masyarakat, khususnya mereka yang aktif dalam kegiatan organisasi. Tidak hanya itu, technical meeting juga banyak digunakan di organisasi buruh dan sekolah. Untuk mengetahui apa itu technical meeting dan fungsinya, mari simak ulasan artikel berikut ini.

Pengertian Technical Meeting Lengkap dan Kegunaannya

Saat sedang berlangsung suatu kegiatan atau event berskala besar, panitia atau penyelenggara event biasanya mengadakan suatu kegiatan yang disebut technical meeting. Kegiatan technical meeting umumnya diadakan sebelum pelaksanaan suatu kegiatan atau event.

Bagaimana Memfasilitasi Technical Meeting Secara Efektif?

Sering bertanya apa itu technical meeting? yang terkadang tidak terlaksana dengan efektif. Biasanya waktu pelaksanaannya lebih lama, hingga berjam-jam dari waktu yang disepakati. Hal ini bisa disebabkan oleh beberapa hal, misalnya banyak pihak yang membicarakan dan mengubah jadwal acara.

Setelah kita memahami apa itu technical meeting, kita bisa melakukan tips berikut ini agar technical meeting berjalan dengan lancar:

  1. Untuk mengadakan technical meeting, adakan pertemuan akhir dengan terlebih dahulu mengundang seluruh panitia yang terlibat dalam kompetisi. Semua paket yang sudah dikemas untuk diangkut dirangkum agar semua penyelenggara memiliki visi dan pemahaman yang sama terhadap setiap kompetisi.
  2. Pasokan konsumsi seperti makanan ringan atau kotak makan siang untuk technical meeting .
  3. Semua pihak harus memastikan datang tepat waktu dan juga berangkat setelah acara berakhir. Rapat yang berjalan kurang efisien disebabkan oleh pihak yang datang terlambat atau peserta yang pulang lebih awal, padahal rapat belum selesai.
  4. Susunlah agenda rapat dengan baik, misalnya membahas rangkuman dan juga tugas masing-masing panitia. Pemeriksaan terhadap semua ruangan atau lokasi yang nantinya digunakan untuk kegiatan juga harus diperiksa.
  5. Melaksanakan dua jenis technical meeting. Satu untuk panitia lomba, satu untuk panitia lomba dan satu lagi untuk peserta lomba.
  6. Sangat disarankan untuk memilih pemimpin technical meeting yang tepat. Terpilihnya orang-orang yang mampu menjalankan perlombaan dengan baik karena memiliki jiwa kepemimpinan yang mumpuni. Dengan demikian, jalannya acara akan berjalan baik dan lancar.

Contoh Tata Tertib Technical Meeting Agar Lancar

Dengan lebih memahami technical meeting dan aturan yang harus disiapkan agar suasana menjadi lebih kondusif, Anda bisa menyelenggarakan technical meeting dengan efektif. Contoh aturan yang dapat Anda buat antara lain:

Baca Juga: 10 Universitas Jurusan Teknik Informatika Terbaik Di Indonesia Dari BAN PT

  1. Hanya mereka yang didelegasikan yang diperbolehkan berada di ruang technical meeting .
  2. Setiap peserta technical meeting tidak mengajukan keberatan saat TM dilaksanakan.
  3. Agar TM tetap lancar selama rapat, sarana komunikasi harus dinonaktifkan.
  4. Setiap peserta TM dilarang menginterupsi peserta lain yang sedang memiliki kesempatan untuk berbicara.
  5. Peserta hanya diperbolehkan bertanya jika moderator setuju.
  6. Peserta yang melanggar tata tertib TM akan mendapatkan sanksi teguran, dan jika sudah mendapatkan teguran sebanyak tiga kali, panitia terpaksa mengeluarkan peserta dari ruangan TM.
  7. Selama rapat berlangsung, peserta dilarang keluar ruangan TM.
  8. Demikian pembahasan mengenai technical meeting dan beberapa informasi singkat terkait proses technical meeting agar berjalan lancar dalam suasana yang kondusif. Semoga informasi ini bermanfaat!

Technical meeting biasanya dilakukan dengan mengadakan rapat yang melibatkan semua pihak dan pihak yang terlibat dalam suatu rapat. Dalam technical meeting yang diadakan biasanya akan dibahas hal-hal teknis yang perlu dilakukan dan penting untuk diperhatikan dalam suatu event yang sedang berlangsung. Technical meeting dapat berlangsung secara formal dalam format pertemuan terpimpin atau secara informal seperti diskusi santai.

Banyak sekali contoh kegiatan yang memerlukan technical meeting sebagai bagian dari persiapan acara. Contoh kegiatan yang membutuhkan technical meeting antara lain perlombaan, pemilihan umum, peresmian gedung, dan masih banyak lagi kegiatan lainnya.

Agar technical meeting berjalan lancar, pastikan semua pihak yang terlibat dalam acara tersebut hadir tepat waktu sesuai waktu yang ditentukan. Anda bisa mendapatkan penjelasan mengenai pengertian technical meeting dan fungsinya untuk menambah wawasan Anda, terutama mengenai penyelenggaraan acara agar kegiatan yang direncanakan berjalan dengan lancar tanpa hambatan. (DAP)